Het probleem: teveel licenties, te weinig zicht
Microsoft 365 is voor de meeste organisaties de grootste softwarekostenpost. Toch heeft het merendeel geen goed beeld van het daadwerkelijke gebruik. Licenties worden aangeschaft op basis van maximale bezetting, vertrokken medewerkers worden niet tijdig uitgeschreven, en dure E5-licenties worden toegewezen aan medewerkers die slechts basisfuncties gebruiken.
"Gemiddeld 23% van de Microsoft 365-licenties bij middelgrote organisaties wordt niet of nauwelijks gebruikt, pure verspilling die direct bespaard kan worden."
Analyse: waar zitten de verspillingen?
De meest voorkomende bronnen van licentieverspilling bij Microsoft 365:
- Actieve licenties voor ex-medewerkers (gemiddeld 30 tot 90 dagen vertraging bij uitschrijven)
- E5-licenties voor gebruikers die E3-functionaliteit gebruiken (kostenverschil: 14 euro per gebruiker per maand)
- Ongebruikte add-on licenties (Visio, Project, Power BI Premium)
- Gedeelde mailboxen met volledige licentie in plaats van een shared mailbox-configuratie
Hoe pakt u het aan?
Microsoft 365 biedt zelf uitstekende rapportagetools in het Microsoft 365 Admin Center. De Microsoft 365 Usage Reports tonen per gebruiker en per applicatie het daadwerkelijke gebruik over de afgelopen 30, 90 of 180 dagen. Aanvullend kunt u Microsoft Entra-logboeken (Azure AD) inzetten voor gedetailleerdere analyses.
- Exporteer maandelijks de gebruiksrapporten
- Verwijder licenties van medewerkers met nul gebruik gedurende 60 dagen
- Downgrade E5 naar E3 voor gebruikers die Teams Phone en de geavanceerde beveiligingsfuncties niet nodig hebben
- Koppel licentietoewijzing aan uw HR-systeem voor automatische uit- en inschrijving
Resultaat
Organisaties die dit structureel aanpakken, besparen gemiddeld 23 tot 27% op hun Microsoft 365-factuur. Bij een organisatie van 500 medewerkers met een gemiddelde licentieprijs van 30 euro per maand betekent dit een jaarlijkse besparing van 40.000 tot 50.000 euro.